Usar Google Calendar para organizar tu día a día

Hoy te quiero enseñar cómo usar Google Calendar para organizar tu día a día y que así puedas alcanzar tus metas tanto a largo como a corto plazo. Este es el primero de varios artículos que dedicaré a enseñar cómo ser más productivo/a con Google Calendar.

 

Usar Google Calendar con tu móvil

Antes de saber cómo usar Google Calendar, será interesante que sepas que se trata de una agenda y calendario electrónico, creado y desarrollado por Alphabet Inc, cuya principal subsidiaria es Google. 😉

Instalación y configuración de la app

Actualmente la app está disponible tanto para Android como para iOS. Puedes instalarla siguiendo estos sencillos pasos:

  1. Descarga la aplicación Google Calendar disponible en Google Play y App Store. La descarga es gratuita.
  2. Inicia sesión en la aplicación con tu cuenta de Gmail.
  3. Sincroniza todas las cuentas que deseas para agrupar todos los calendarios en uno. Así, serán los mismos los calendarios que manejas en tu PC y en tu móvil.

Tras estas tres sencillas pautas tendrás disponible el calendario en tu Smartphone.

Usar Google Calendar Completo

Cómo incluir un nuevo evento en Google Calendar

Al usar Google Calendar, te darás cuenta de que lo más importante que puedes hacer es añadir un evento, tanto si se trata de un evento que ocurrirá (ir a recoger un paquete) una única vez, como si se trata de un evento recurrente (hacer deporte). Simplemente pulsando en la pantalla y dando en “añadir evento”, accederás a la pantalla que aquí te adjunto:

Usar Google Calendar 1
Google Calendar añadir evento

 

Título: es lo que se verá reflejado en tu calendario

Calendario seleccionado:  En entradas posteriores hablaremos de cómo usar los distintos tipos de calendarios. Ahora dejaremos puesto Eventos.

Hora del evento: también puedes programarlo para todo el día.

Zona horaria: interesante si quieres tener en cuenta otro país.

Ubicación: esta opción se sincroniza con Google Maps y así cuando se acerque el evento no tendrás que buscar de nuevo dónde está el sitio.

Notificaciones: puedes añadir tantas como quieras, incluso puedes indicar que la notificación se realice mediante un correo.

Invitados: por si este evento incluye a más personas.

Añadir conferencia: si quisieras, podrías añadir una conferencia por Google Hangouts.

Color del evento: es interesante utilizar los colores por tipo de evento.

Añadir nota: es interesante que si tienes que añadir mucho texto lo hagas aquí en lugar de en el título.

Adjuntar archivo:cualquier documento que quieras añadir desde  Google Drive.

Privacidad: podrás determinar si el evento puede ser visto por terceros o no. Actualmente está predeterminado por el calendario que uses, que en mi caso, es privado.

Disponibilidad: en caso de compartir este calendario podrás indicar a los demás que estás disponible o no.

 

Los objetivos en Google Calendar

Cuando usar Google Calendar ya no te resulta un problema y, además, ya tienes todo tu día volcado en él puedes optar a utilizar una función muy curiosa. Esta opción son los objetivos, que en función de aquello que queremos hacer y de lo que ya hacemos, adapta nuestra agenda y sus recordatorios para ayudarnos a conseguirlos. Adjunto aquí un ejemplo en el que “alguien” desea utilizar esta opción para hacer más deporte:

Empieza pulsando el botón de + y seleccionando objetivo:

Usar Google Calendar 2
Objetivos 1
Usar Google Calendar 3
Objetivos 2
Usar Google Calendar (5)
Objetivos 3

Podemos conectar este evento a Google Fit, que es otra app para hacer seguimiento de nuestra actividad. Y después de eso podemos darle al botón de tick que aparece o pulsar en más opciones para modificar algo más o cambiar el color.

Google Calendar (6)
Objetivos 4

Al terminar, te propondrá tu primera hora y podrás ir ajustándola, de forma que poco a poco el calendario se vaya adaptando a ti y a tus ritmos. En principio parece una función muy interesante, no obstante, yo siempre recomendaré tener control sobre los objetivos y establecerlos de manera consciente. Pero para gustos, los colores 😉

 

Los recordatorios en Google Calendar

Recordatorios Google Calendar
Recordatorios Google Calendar

Los recordatorios tienen una función similar a los eventos, sin embargo, Google Calendar te pedirá que apuntes si lo has completado o no. Desde mi punto de vista podría ser interesante para esas pequeñas actividades que podrías tener que hacer en un momento dado y que en realidad, no sabes cuánto durarán. Por ejemplo, una serie de recados que tienes que hacer en diferentes establecimientos.

 

Espero que esta entrada te haya dado los primeros pasos . Será la primera de varias entradas que tratarán de enseñar una metodología de productividad que podremos llevar gracias al uso de herramientas como Google Calendar, aunque también pueden ser utilizadas con agendas de papel. Por ahora, te recomiendo revisar mi entrada sobre la matriz de Eisenhower.

 

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